论机关文秘人员修养与文档管理

　　文字秘书是党政部门和企业、事业单位必设的工作人员。其作为一种工作职务，不仅仅是抄、写、收、发，而且还通过事务性工作的处理，起到领导的助手和参谋作用；同时，就一般情况而言，中小机关、企事业单位的文字秘书又是文书档案的管理者。文书档案的价值，关键在于档案的质量，而档案资料的质量，又取决于文字秘书和文档管理工作人员的自身素质。为此，本文就从文字秘书的自身修养谈起，进而就文字秘书的修养与文书档案管理的关系问题谈谈自己的认识。

　　一、较好的文字秘书的素质修养，是文书档案管理的重要基础条件

　　文字秘书作为领导的助手和参谋，一是记录和抄写；二是文稿起草。记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等等；抄写，即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。帮助领导誉写稿件使之能腾出时间去做其它工作，这是文字秘书应尽的责任。起草文稿，是文字秘书工作的主要部分。文稿的起草过程，常常是由领导和文字秘书合作进行的。有时，是领导亲自动手，秘书帮助誉写。以及做一些收集、补充和核实；有时，是领导口授主要内容，秘书记下后负责文字的加工整理；有时则是领导只口授一个要点，或者同秘书一起在讨论中形成一个要点，然后由秘书据此去收集材料、推敲观点，形成文字。这最后一种，领导只是出题目，而从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改，则都由文字秘书单独负责。特别需要指出的是，在起草文稿的时候，文字秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考，而且可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让领导人去决断，而不是照葫芦画瓢，这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，并使之成为群众性的行动。要达到上述目的，文字秘书就必须具备较高的素质。他除了具备一般工作人员的基本条件外，还应有自己的特色和专长，如良好的文字功底、敏锐的政治洞察力、严谨的工作作风、广泛的知识面和较强的协调能力等。

　　二、文字秘书的修养与文书档案管理的关系

　　文书档案管理是一项专业性强、涉及面广的工作，它不仅关系到单位内部信息的传递和保存，更直接影响到单位决策的科学性和执行的效率。文字秘书在这一过程中扮演着至关重要的角色。首先，文字秘书的业务水平直接影响到文书档案的质量。一份高质量的文书档案，不仅是对历史事实的真实记录，更是对未来决策的重要参考。因此，文字秘书在日常工作中，必须注重细节，确保每一份文件的准确无误。其次，文字秘书的职业道德和责任感对于维护文书档案的完整性和安全性至关重要。在处理敏感信息时，文字秘书必须严格遵守保密规定，确保信息的安全。再次，文字秘书的创新意识能够推动文书档案管理的现代化进程。随着信息技术的发展，传统的文书档案管理模式已经不能满足现代社会的需求。文字秘书应该积极学习新的技术和方法，探索更加高效、便捷的管理方式，以适应时代发展的要求。

　　三、加强文字秘书队伍建设，提高文书档案管理水平

　　为了更好地发挥文字秘书在文书档案管理中的作用，必须重视文字秘书队伍的建设。一方面，要加强对现有文字秘书的培训，定期组织他们参加业务学习和技术交流活动，不断提高他们的业务能力和综合素质。特别是要加强对习近平新时代中国特色社会主义思想的学习，使他们在思想上、政治上与党中央保持高度一致，确保在工作中能够正确把握方向，坚定立场。另一方面，要优化人才选拔机制，吸引和留住优秀人才。通过建立科学合理的考核评价体系，激发文字秘书的工作积极性和创造性，形成良好的竞争氛围。此外，还应加大对文字秘书队伍的投入力度，改善他们的工作环境和待遇，为他们提供更好的发展平台和支持。

　　四、利用现代信息技术，提升文书档案管理效能

　　随着科技的进步，信息技术在文书档案管理中的应用越来越广泛。文字秘书应当充分利用现代信息技术手段，提高工作效率和服务质量。例如，可以借助计算机网络技术实现文件的电子化存储和管理，减少纸质文件的使用，既节约成本又环保。同时，还可以通过建立数据库系统，实现对大量信息的快速检索和分析，为领导决策提供强有力的数据支持。此外，利用云计算、大数据等先进技术，可以进一步提升文书档案管理的智能化水平，实现资源的优化配置和共享。文字秘书在掌握这些技术的同时，也要注重信息安全，防止数据泄露和丢失。

　　五、总结

　　综上所述，文字秘书的素质修养对于文书档案管理具有重要意义。只有不断提高文字秘书的专业技能和职业道德水平，才能确保文书档案的质量，为单位的科学发展提供有力保障。同时，随着社会的不断进步和信息技术的快速发展，文字秘书还需要不断更新知识结构，增强创新能力，以适应新形势下的工作需求。我们相信，在全体文字秘书的共同努力下，我国的文书档案管理工作必将迈上新台阶，为实现中华民族伟大复兴的中国梦贡献力量。

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