某公司甲基烯丙醇用户座谈会策划案

　　一、会议主题：公司甲基烯丙醇用户座谈会

　　二、会议时间：20xx年4月15日—16日

　　三、会议地点：XX市中华东路501号牡丹大酒店

　　四、会议宗旨：展示公司风采，塑造品牌形象、厂商业务洽谈，共商合作前景

　　五、会议议程

　　4月15日全天：

　　报到、领取纪念品

　　座谈会

　　接风晚宴

　　4月16日上午：

　　8：30—11：00 游览XX

　　11：30—13：00 午餐（自助）、退房

　　下午：

　　13：20—14：00 公司厂区参观，会议结束

　　六、座谈会及接风晚宴相关重点议程

　　1、座谈会：

　　XX公司XX致欢迎词

　　经销商代表发言

　　2、晚宴：

　　XX公司XX致祝酒词

　　七、会务组及职能分工

　　1、会务组

　　组长：XX

　　副组长：XX

　　成员：XX XX

　　2、责任分工

　　XX全面负责本次座谈会的组织、管理、协调。

　　A、对外工作

　　XX负责会场、客房及用餐标准预订、酒店 LED显示屏内容、音响设施协调（座谈会现场还需做条幅吗？如做，是否也协调酒店做）。

　　为确保会议顺利进行，XX需提前与酒店方面沟通，确认会场布置的具体细节。特别是LED显示屏的内容，应简洁明了，突出会议主题。关于是否需要在座谈会现场悬挂条幅，建议与公司领导协商后决定。如果决定悬挂条幅，需提前与酒店方面协调，确保条幅的制作和悬挂工作按时完成。

　　2. XX负责招待烟、酒、饮料、糖果、纪念品购买（公司简介印制吗？）。

　　XX需根据参会人数和会议需求，提前采购足够的烟、酒、饮料、糖果等招待用品。同时，关于公司简介的印制问题，建议与公司市场部沟通，确定是否需要印制并分发给参会人员。如果决定印制，需提前联系印刷厂，确保资料的质量和数量符合要求。

　　3. XX负责导游及大巴车联系、景点门票购买。

　　XX需提前与当地旅游公司联系，确认导游的安排和大巴车的租赁事宜。同时，需购买好所有参会人员的景点门票，确保游览活动顺利进行。

　　B、接待工作

　　XX负责客户接待沟通、会议流程介绍。

　　XX需提前了解参会人员的基本信息，包括姓名、职务、联系方式等，并做好接待准备工作。在会议期间，XX需全程陪同参会人员，解答他们的疑问，确保他们对会议流程有充分的了解。

　　2. XX负责礼品袋分装、发放（手提袋内装公司简介、会议日程安排、纪念品）。

　　XX需提前准备好礼品袋，确保每个礼品袋内都包含公司简介、会议日程安排和纪念品。在报到时，XX需将礼品袋分发给每位参会人员，并确保礼品袋的数量和质量符合要求。

　　3. XX负责“报到处”桌牌、客户报到登记簿（内需含有客户入住房间号、礼品领取本人签字项）、工作证的制作，并准备签字笔。

　　XX需提前制作好“报到处”的桌牌，确保桌牌上的信息准确无误。同时，需制作客户报到登记簿，登记簿内应包含客户入住房间号、礼品领取本人签字项等内容。此外，还需准备足够数量的工作证和签字笔，确保报到工作的顺利进行。

　　C、总务组

　　XX负责晚宴烟、酒、饮料发放。

　　XX需提前准备好晚宴所需的烟、酒、饮料等物品，并确保在晚宴开始前全部摆放到位。在晚宴期间，XX需随时关注物品的消耗情况，及时补充，确保参会人员的需求得到满足。

　　2. XX负责座谈会糖果发放、两会摄影摄像。

　　XX需提前准备好座谈会所需的糖果，并在座谈会开始前摆放好。同时，XX需负责会议的摄影摄像工作，记录下会议的重要瞬间，以便后期宣传使用。

　　3. XX负责车辆调度及工作补位。

　　XX需提前安排好会议期间的车辆调度工作，确保参会人员的出行顺畅。同时，XX需随时准备应对突发情况，确保会议各项工作的顺利进行。

　　4. 综合管理部负责组织厂区卫生全面清理（14日前完成）。

　　综合管理部需提前组织人员对公司厂区进行全面的卫生清理工作，确保厂区环境整洁、美观。特别是在14日前，需完成所有清理工作，为参会人员营造一个良好的参观环境。

　　八、会议筹备注意事项

　　确保会议资料的准确性：

　　所有会议资料，包括会议日程安排、公司简介、礼品袋内的物品等，需提前审核，确保信息的准确性和完整性。特别是客户报到登记簿，需确保客户信息的录入准确无误。

　　2. 加强与酒店的沟通：

　　在会议筹备过程中，需与酒店方面保持密切沟通，确保会场布置、客房预订、用餐标准等各项事宜均按计划进行。特别是LED显示屏的内容和条幅的悬挂工作，需提前与酒店方面确认。

　　3. 确保接待工作的细致周到：

　　接待工作是会议成功的关键环节，需确保接待人员的服务态度热情、专业。特别是在客户接待沟通和礼品袋分发等方面，需做到细致周到，让参会人员感受到公司的诚意和关怀。

　　4. 加强安全防范措施：

　　会议期间，需加强安全防范措施，确保参会人员的人身安全。特别是在厂区参观环节，需提前排查安全隐患，确保参观活动的安全有序进行。

　　5. 做好应急预案：

　　为应对可能出现的突发事件，需提前制定应急预案。特别是在车辆调度、医疗急救等方面，需做好充分的准备，确保会议的顺利进行。

　　九、会议后续工作

　　总结会议成果：

　　会议结束后，需及时召开总结会议，回顾会议的各项准备工作，总结会议的成功经验和不足之处。通过总结，为今后类似活动的举办提供借鉴和参考。

　　2. 整理会议资料：

　　会议结束后，需及时整理会议期间拍摄的照片、视频等资料，制作成会议纪要或宣传材料，供公司内部学习和外部宣传使用。

　　3. 跟进客户反馈：

　　会议结束后，需通过电话、邮件等方式，向参会客户征集反馈意见，了解他们对会议的评价和建议。对于客户的合理建议，需及时采纳并改进。

　　4. 维护客户关系：

　　会议结束后，需继续保持与参会客户的联系，定期发送公司最新动态和产品信息，维护良好的客户关系。特别是对于在会议期间达成合作意向的客户，需尽快落实合作细节，推动合作项目的顺利实施。

　　十、会议预期效果

　　提升公司品牌形象：

　　通过本次座谈会，展示公司在甲基烯丙醇领域的技术实力和创新能力，提升公司在行业内的影响力和知名度。同时，通过与客户的深入交流，增强客户对公司的信任和支持。

　　2. 促进业务合作：

　　通过厂商业务洽谈，为公司和客户搭建一个良好的交流平台，推动双方在甲基烯丙醇领域的深度合作。特别是对于有合作意向的客户，需尽快落实合作细节，实现互利共赢。

　　3. 增强客户黏性：

　　通过细致周到的接待服务和丰富的活动安排，让客户感受到公司的诚意和关怀，增强客户对公司的忠诚度和黏性。特别是在客户反馈和后续维护方面，需持续关注，确保客户满意度不断提升。

　　4. 推动公司发展：

　　通过本次座谈会，收集客户的意见和建议，为公司未来的发展方向提供有价值的参考。特别是在技术创新、市场开拓等方面，需结合客户的需求，制定更加科学合理的战略规划，推动公司持续健康发展。

　　十一、结语

　　本次甲基烯丙醇用户座谈会，不仅是公司与客户之间的一次重要交流活动，更是公司展示自身实力、提升品牌形象、促进业务合作的重要契机。我们相信，在全体工作人员的共同努力下，本次座谈会一定能够取得圆满成功，为公司的发展注入新的动力。让我们以更加饱满的热情和更加务实的态度，迎接未来的挑战，共创美好的明天！

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