乡镇档案管理“三合一”制度（特别推荐）

　　乡镇档案管理“三合一”制度实施方案

　　（2025年03月16日）

　　为深入贯彻落实国家档案局相关法规和标准，进一步提升乡镇档案管理工作水平，确保档案资源的完整性、系统性和安全性，xx镇依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）、《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）等法律法规，结合本镇实际情况，制定并实施档案管理“三合一”制度。以下是具体实施方案及相关要求。

　　一、档案“三合一”制度的总体目标

　　档案“三合一”制度旨在通过统一规划和规范操作，实现档案分类编号方案、文件材料归档范围和档案保管期限表的有机融合。这一制度的核心目标是构建一个覆盖面更广、内容更丰富、结构更优化的档案资源体系，从而有效维护国家档案资源的完整与安全，促进档案事业的健康长远发展。该制度将推动乡镇档案基础业务的规范化和信息化建设，全面提升档案管理水平。

　　在具体实践中，“三合一”制度要求乡镇各级部门严格按照国家档案局的相关规定，科学划分档案类别，明确归档范围，合理设定保管期限，并通过信息化手段实现档案资源的高效管理和利用。这不仅有助于提高档案工作的效率和质量，还能够更好地服务于经济社会发展大局。

　　二、档案分类编号方案的设计与实施

　　（一）档案分类的基本原则

　　根据《档号编制规则》（DA/T13）的要求，档案分类编号方案应遵循科学性、系统性和实用性原则。首先，分类应当充分考虑档案的来源、内容、形式和用途等因素，确保各类档案能够准确归类。，分类体系应具有较强的逻辑性和层次性，便于档案的检索和利用。最后，编号方案需具备唯一性和稳定性，避免因调整或变动导致档案信息混乱。

　　在实际操作中，xx镇将按照以下步骤设计和实施档案分类编号方案：一是梳理现有档案资源，分析其特点和规律；二是结合乡镇工作实际，制定详细的分类标准；三是对各类档案进行统一编号，建立完善的索引体系；四是通过信息化平台实现档案分类编号的动态管理，确保数据的实时更新和准确性。

　　（二）分类编号的具体方法

　　针对不同类型的档案，xx镇采取了差异化的分类编号方法。对于文书档案，采用年度—机构—问题的分类方式，即先按年度划分，再按机构职能分类，最后根据档案内容确定具体问题；对于科技档案，则以项目为单位进行分类，突出科研成果和技术资料的系统性；对于会计档案，严格按照《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）的规定，区分凭证、账簿和报表等不同类型进行编号。

　　为便于档案的跨部门共享和利用，xx镇还引入了统一的编码规则，将所有档案纳入一个整体框架下进行管理。这种做法不仅提高了档案管理的效率，也为后续的数字化转型奠定了坚实基础。

　　三、文件材料归档范围的明确与细化

　　（一）归档范围的界定

　　根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），xx镇明确了文件材料归档的基本范围，包括但不限于政机关的重要决策文件、重大活动记录、经济和社会发展规划、民生保障措施以及各类专题报告等。这些文件材料不仅反映了乡镇工作的全貌，也为今后的研究和决策提供了重要参考依据。

　　在界定归档范围时，xx镇特别注重对关键环节的把控。一方面，要求各部门严格筛选具有保存价值的文件材料，避免遗漏重要信息；另一方面，加强对非纸质载体文件（如电子文件、照片、音视频等）的归档管理，确保各类档案形式的全面覆盖。

　　（二）归档流程的优化

　　为了提高文件材料归档的效率和质量，xx镇制定了详细的操作规程。首先是责任分工，明确各科室负责人的归档职责，确保每一份文件都能及时归档；是时间控制，规定每年度的文件材料必须在次年第一季度完成归档；最后是质量监督，定期组织档案管理人员对归档情况进行检查评估，发现问题及时整改。

　　xx镇还建立了电子化归档机制，充分利用现代信息技术手段，将纸质文件转化为数字档案，既节省了存储空间，又提升了检索速度，为档案的长期保存和高效利用创造了条件。

　　四、档案保管期限表的制定与执行

　　（一）保管期限的分类

　　根据《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）的要求，xx镇将档案保管期限分为永久、长期和短期三个类别。其中，永久保管的档案主要涉及乡镇发展的重大事件、重要政策和关键数据；长期保管的档案通常与经济发展、社会管理等方面密切相关；短期保管的档案则多为日常事务性文件，保存期限一般不超过十年。

　　在制定保管期限表时，xx镇充分考虑了档案的实际使用需求和历史价值，力求做到科学合理、精准施策。对于涉及民生福祉的档案，即使其表面上属于短期保管范畴，但如果仍具有较高的参考价值，则可适当延长保存期限。

　　（二）保管期限的动态调整

　　随着时代的发展和环境的变化，档案的价值也会发生相应变化。因此，xx镇建立了档案保管期限的动态调整机制，定期对现有档案进行重新评估。一方面，通过专家论证和群众反馈相结合的方式，判断某些档案是否需要调整保管期限；另一方面，借助信息化平台实现档案状态的实时监控，确保每一项调整都有据可依、有章可循。

　　对于已经超出保管期限的档案，xx镇严格执行《科学技术研究档案管理规定》（国家档案局令第15号）等相关法规，开展科学鉴定和销毁程序，防止敏感信息泄露的最大限度地节约资源。

　　五、档案“三合一”制度的保障措施

　　（一）加强队伍建设

　　为确保档案“三合一”制度的有效落实，xx镇高度重视档案管理队伍的建设。一方面，通过培训和考核，提升现有档案管理人员的专业技能和综合素质；另一方面，积极引进高素质人才，充实档案管理力量。鼓励档案管理人员参与上级部门组织的学交流活动，借鉴先进经验，不断改进工作方法。

　　（二）完善设施设备

　　档案管理工作的顺利开展离不开良好的硬件支持。为此，xx镇加大投入力度，购置了一批先进的档案管理设备，如高精度扫描仪、智能化存储柜等，并配备了专业的档案管理系统软件，实现了档案的全流程电子化管理。，还对档案库房进行了升级改造，增加了温湿度控制系统和防火防盗设施，为档案的安全存放提供了可靠保障。

　　（三）强化监督检查

　　为保证档案“三合一”制度的严格执行，xx镇建立健全了监督检查机制。一是成立专门的督导小组，定期对各部门的档案管理工作进行巡查；二是设立举报渠道，鼓励广大干部职工积极参与监督；三是将档案管理绩效纳入年终考核指标体系，奖优罚劣，激发全体人员的工作积极性。

　　通过推行档案“三合一”制度，xx镇将进一步夯实档案管理基础，优化资源配置，提升服务水平，为推动全镇经济社会高质量发展提供有力支撑。